Material kommt verspätet ins Büro
Verbautes Material und Leistung werden erst nachträglich gemeldet. Die Rechnung verzögert sich.
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Digitale Lösungen für Schlüsseldienste
Tür offen. Nachweis sofort vollständig.
Im Schlüsseldienst werden Notdienste schnell erledigt, aber Material und Freigaben kommen oft verspätet ins Büro. HeWo ist die Software und App, mit der Schlüsseldienste Legitimation, Leistung, Material und Unterschrift je Einsatzort und Schließelement direkt erfassen – auch unter Zeitdruck.
Sprache statt TippenVor Ort fertigBüro direkt informiert
HeWo vor Ort
Tätigkeit, Material und Fotos direkt beim Auftrag.
Inhaltsverzeichnis
Typischer Arbeitsalltag
Wo Informationen heute verloren gehen
Zwischen Einsatzort, Monteur und Büro entstehen Lücken dort, wo Notdienste schnell gehen, aber die Dokumentation hinterherhinkt.
Legitimation nicht dokumentiert
Die Prüfung der Berechtigung wird durchgeführt, aber nicht eindeutig festgehalten. Bei Rückfragen fehlt der Beleg.
Notdienst-Einsätze unklar
Welche Einsätze nachts erledigt wurden, ist am Morgen nur lückenhaft dokumentiert.
Echte App-Screens
Erfassen, prüfen, abschließen.
So hilft HeWo
Legitimation, Leistung und Unterschrift in einem Ablauf
Vor Ort werden Legitimation, Leistung, Material, Fotos und Unterschrift je Einsatzort und Schließelement erfasst – per Sprache und mit wenigen Eingaben. Auch im Notdienst bleibt der Nachweis vollständig.
Das Büro sieht erledigte Einsätze, verbautes Material und Freigaben sofort. Die Rechnung baut auf den erfassten Daten auf, statt auf einer späteren Sammelmeldung.
- Material und Leistung direkt am Einsatz erfassen
- Legitimation nachvollziehbar dokumentieren
- Unterschrift und Foto dem Einsatz zuordnen
- Notdienst-Einsätze sofort belegen
Digitaler Ablauf
Vom Auftrag bis zur Büroübergabe
Der Ablauf bildet den Einsatz von der Anfahrt bis zum Nachweis ab, ohne die Entscheidung des Monteurs zu ersetzen.
Einsatz einordnen
Kunde, Einsatzort, Anliegen und Dringlichkeit werden erfasst.
Legitimation prüfen
Berechtigung und Identität werden dokumentiert.
Leistung dokumentieren
Türöffnung, Schlosswechsel und Material werden dem Schließelement zugeordnet.
Kundenabschluss sichern
Foto, Unterschrift und offene Punkte werden festgehalten.
Büro übergeben
Nachweis und Material stehen für Rechnung und Lager bereit.
Aus der Praxis
So wird aus einzelnen Angaben ein verlässlicher Prozess
Im Schlüsseldienst entscheidet die schnelle, vollständige Erfassung: Welche Leistung, welches Material und welche Legitimation gehört zu welchem Einsatz? Der mobile Ablauf schafft das auch unter Zeitdruck.
Notöffnung mit Legitimation
Eine Tür wird geöffnet. Legitimation, Leistung und Foto werden direkt erfasst. Der Nachweis ist vollständig, bevor der Monteur weiterfährt.
Schlosswechsel mit Material
Ein Schloss wird getauscht. Material und Schließelement werden dem Einsatz zugeordnet, sodass die Rechnung sofort vorbereitet werden kann.
Nachtschicht mit mehreren Einsätzen
Mehrere Notdienste laufen nachts. Jeder Einsatz wird einzeln belegt. Am Morgen liegt eine vollständige Übergabe vor.
Erst den Ablauf klären, dann digital abbilden
Vor der Einführung wird festgelegt, welche Information im Betrieb bereits zuverlässig vorhanden ist und wer sie verantwortet. Für Schlüsseldienst bedeutet das: Pflichtangaben werden nur dort eingesetzt, wo sie einen nachfolgenden Schritt absichern. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitern. HeWo strukturiert die Übergabe und macht sichtbar, wenn eine Freigabe, ein Nachweis oder eine Rückmeldung fehlt.
Ein Pilot startet mit einem überschaubaren Auftragstyp und echten Fällen aus dem Bereich Objekt & Service. Team und Büro prüfen gemeinsam, ob die Erfassung vor Ort schnell genug ist und die Daten im Anschluss tatsächlich weiterhelfen. Erst danach werden weitere Auftragsarten, Automatisierungen oder Schnittstellen ergänzt. So wächst der digitale Prozess aus dem Arbeitsalltag heraus und nicht aus einer theoretischen Funktionsliste.
Passende Bausteine
Nur die Technik, die euren Ablauf verbessert
Mobiler Arbeitsnachweis
Leistung, Material, Foto und Unterschrift in einem Abschluss erfassen.
Legitimationsnachweis
Berechtigung und Identität dem Einsatz zuordnen.
Notdienst-Erfassung
Einsätze auch nachts sofort belegen.
Materialübergabe
Verbautes Material strukturiert an Rechnung und Lager geben.
Belegbar statt behauptet
HeWo bildet keine feste Preis- oder Abrechnungslogik ab, ohne euren Ablauf zu kennen. Wir nutzen echte App-Screens und legen Pflichtangaben, Einsatzstruktur und Schnittstellen gemeinsam fest.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus der Branche Schlüsseldienst wissen möchten
Ist HeWo eine klassische Software für den Schlüsseldienst?
HeWo ist keine starre Branchensoftware von der Stange. Wir bilden euren Ablauf aus Notdienst, Türöffnung und Schließtechnik mobil ab und binden vorhandene Systeme an.
Funktioniert die Erfassung auch im Notdienst?
Ja. Gerade kurze Einsätze profitieren von schneller mobiler Erfassung mit Sprache, Foto und Unterschrift.
Lässt sich die Legitimation dokumentieren?
Ja. Berechtigung und Identität werden dem Einsatz zugeordnet und bleiben nachvollziehbar.
Kommt das Material schneller ins Büro?
Ja. Verbautes Material wird direkt am Einsatz erfasst, statt es später nachzumelden.
Kann unsere vorhandene Software angebunden werden?
Wenn geeignete Schnittstellen vorhanden sind, planen wir eine Übergabe. Umfang klären wir vorab.
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Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.