Weniger Papierkram.
Mehr Handwerk.
Unsere App verwandelt gesprochene Notizen von der Baustelle in saubere Büro-Dokumentation. Und wenn mehr nötig ist, digitalisieren wir den ganzen Ablauf drumherum — in Wochen statt Monaten.
Für iPhone, iPad und Android verfügbar — oder direkt als Web-App im Browser.
Zugänge legt der Betrieb an. Wer HeWo noch nicht im Betrieb nutzt, fordert zuerst eine App-Demo an.
Betriebe in und um Hamburg, die mit uns arbeiten
Die App, die eure Baustelle
direkt ins Büro bringt.
Auftrag, Material und Arbeitszeit per Sprache erfasst, Nachweis mit Unterschrift beim Kunden — abrechnungsfertig im Büro.
- Per Sprache erfasst
- Vor Ort fertig
- Direkt ins Büro
Unsere App
Die Baustelle spricht.
Die App schreibt mit.
Aus gesprochenen Notizen werden saubere Aufträge, Materiallisten und Nachweise.
Sprich's einfach ein — ohne Tippen
Material, Arbeitszeit und Tätigkeiten erfasst dein Team per Sprache, direkt vor Ort. Eine Taste, fertig. Keine Zettel, kein Nachpflegen am Abend.
- Arbeit, Zeit & Material per Sprache
- Fotos mit einem Tipp dazu
- Direkt vor Ort erfasst
Die KI erkennt Material & Aufmaß
Aus dem Gesprochenen macht die App strukturierte Positionen — sie fragt nach, ob es Verbrauch oder Aufmaß ist. Du bestätigst nur noch mit einem Tipp.
- Erkennt Mengen und Artikel automatisch
- Rückfrage statt Rätselraten
- Greift auf euren Materialstamm zu
Sauberer Nachweis — direkt fürs Büro
Am Ende steht ein vollständiger Arbeitsnachweis mit Unterschrift, Fotos und PDF. Der abgeschlossene Auftrag geht ans Büro, sobald das Handy wieder Netz hat. Dort entsteht daraus die Rechnung.
- Unterschrift und PDF direkt beim Kunden
- Abgeschlossener Auftrag geht ans Büro
- Nichts geht mehr verloren
App-Eignung
Für welche Betriebe die App passt
Die App ist auf Monteure im Feld und auf Dokumentation vor Ort ausgelegt. Wo das nicht der Fall ist, bringt sie wenig.
Passt gut, wenn ...
- 3 bis 20 Monteure im Feld
- Ihr rechnet ausschließlich mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab
- Eure Monteure sprechen Deutsch
- Vor Ort wird viel dokumentiert
Passt nicht, wenn ...
- Ihr braucht eine Buchhaltung oder eine E-Rechnung
- Ihr rechnet mit ermäßigtem Satz, § 13b oder Kleinunternehmerregelung ab
- Ihr braucht eine Lagerverwaltung oder eine Plantafel
Wir sagen euch ehrlich, ob es sinnvoll ist.
Unsicher, ob sich das rechnet? Der Papierkram-Rechner schätzt euren heutigen Aufwand in Stunden und Euro.
Für jeden Betrieb
Digitalisierung, die zu eurem Gewerk passt
Kein Betrieb arbeitet exakt gleich. Deshalb passen wir Abläufe, Automatisierungen und Apps an eure Baustellen, Objekte und Teams an.
Branchenübersicht
Entdeckt die passenden Abläufe für euer Gewerk
Auf unserer Branchenseite findet ihr 40 konkrete Beispiele für digitale Abläufe in Handwerk, Bau und Service.
So arbeiten wir
In klaren Schritten vom Problem zum abgenommenen Ergebnis
Demo-Anfrage
Wir klären, welcher Ablauf wirklich Zeit kostet, welche Systeme beteiligt sind und ob die App-Demo zu eurem Betrieb passt.
Angebot
Ihr bekommt ein Angebot mit Leistungsumfang, AGB-Stand, Zahlungsplan, Mitwirkungspflichten und klaren Abnahmekriterien.
Umsetzung
Wir bauen in Etappen, holen Feedback ein und halten Änderungswünsche als Change Requests fest, bevor zusätzlicher Aufwand entsteht.
Abnahme
Zum Schluss wird anhand der vereinbarten Kriterien geprüft, übergeben und entschieden, ob Wartung oder Support sinnvoll ist.
Leistungen
Was wir bauen, sieht man am besten im Ablauf
Statt nur Funktionen aufzulisten, zeigen wir euch die drei Dinge, die in Projekten fast immer zusammenkommen: Routine automatisieren, Arbeit mobil machen und bestehende Systeme sauber verbinden.
Automatisierung
Routinearbeit läuft weiter, während ihr arbeitet.
Auftragsbestätigungen, Statusmeldungen und Rechnungsvorbereitung folgen oft denselben Regeln. Wir bauen daraus robuste Abläufe, die im Hintergrund mitlaufen und dem Büro Nacharbeit abnehmen.
- Statusmails und Erinnerungen automatisch auslösen
- Wiederkehrende Daten nur einmal erfassen
- Rechnungsentwürfe aus abgeschlossenen Aufträgen vorbereiten
Interne Apps
Der Auftrag hört zu, wenn draußen keine Zeit zum Tippen ist.
Ihr braucht dafür kein zusätzliches iPad und keine neue Hardware. Wenn Außendienst und Büro dieselben Informationen brauchen, reicht das Smartphone: Tagesübersicht, Auftrag, Material, Fotos und Spracheingabe in einem Ablauf.
- Material und Notizen direkt einsprechen
- Fotos und Dokumente am Auftrag sammeln
- Status, Zeiten und Abschluss mobil festhalten
Schnittstellen
Kalender, Mail und Buchhaltung reden miteinander.
Wir verbinden die Systeme, die ihr ohnehin schon nutzt. So wandern Daten sauber weiter, statt von Hand kopiert zu werden, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
- Kalenderdaten automatisch weiterverarbeiten
- Mail-Postfaecher und Formulare anbinden
- Datenübergaben sichtbar und prüfbar halten
Für wen wir bauen
Klare Projekte für Betriebe, die weniger Nacharbeit wollen
Wir arbeiten B2B und am liebsten dort, wo ein wiederkehrender Ablauf sichtbar entlastet werden kann: Auftrag rein, Team koordiniert, Arbeit dokumentiert, Rechnung vorbereitet.
Passt gut, wenn ...
- Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe mit wiederkehrenden Aufträgen
- Teams mit Außendienst, Büro-Nacharbeit oder vielen Status-Rückfragen
- Betriebe, die Aufträge, Zeiten, Material oder Rechnungen noch in Excel, Papier oder mehreren Tools pflegen
Passt nicht, wenn ...
- Reine Privatkundenprojekte ohne betrieblichen Ablauf
- Projekte ohne klaren Ansprechpartner oder ohne Zeit für Feedback
- Unklare Vorhaben, bei denen Leistungsumfang, Datenzugriff oder Abnahme nicht festgelegt werden sollen
Angebot
Was braucht ihr gerade?
Klickt euch kurz durch die wichtigsten Eckdaten. Danach startet ihr mit einer deutlich konkreteren Anfrage statt mit einem leeren Kontaktformular.
1 Leistung
2 Ziel
3 Zeitplan
Häufige Fragen
Kurz erklärt
Was macht HeWo Systems genau?
Wir digitalisieren Auftragsabläufe für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe. Kern ist unsere App, mit der dein Team Arbeit, Zeit und Material per Sprache erfasst. Wenn mehr nötig ist, automatisieren wir auch den Ablauf drumherum.
Für welche Betriebe eignet sich die App?
Für alle, die viel vor Ort arbeiten und den Papierkram danach satthaben — SHK, Elektro, Hausmeister, Reinigung, Maler, GaLaBau und mehr. Sie passt sich an euren Ablauf an, nicht umgekehrt.
Müssen wir unsere bestehende Software wechseln?
Nein. Die App dockt an das an, womit ihr schon arbeitet: Ein vorhandener Microsoft-Kalender kann angebunden werden, euren Materialstamm bringt ihr per CSV oder Excel mit, und für die Buchhaltung gibt es ein vorbereitetes Exportformat. Eure Buchhaltung ersetzt HeWo dabei nicht, die bleibt, wo sie ist.
Wie lange dauert die Einführung?
In der Regel Wochen statt Monate. Wir starten klein, bringen euer Team an Bord und bauen Schritt für Schritt aus.
Funktioniert das auch ohne IT-Abteilung?
Ja. Genau dafür ist es gemacht. Ihr braucht kein IT-Team — wir kümmern uns um Einrichtung, Anbindung und Support.
Wie ist das mit dem Datenschutz?
Das Hosting läuft in Frankfurt, die Verarbeitung findet in der EU statt. Jeder Betrieb liegt in der Datenbank getrennt von allen anderen. Keine Hintergrundortung, keine Werbe-ID und kein Nutzertracking in der App. Der Standort wird nur auf Klick und nur für den jeweiligen Auftrag geprüft.
Ist HeWo eine Buchhaltung?
Nein. HeWo bereitet Rechnungen vor, die Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Es gibt keine E-Rechnung, kein XRechnung, kein ZUGFeRD und kein Mahnwesen. Abgerechnet wird mit 19 Prozent Umsatzsteuer.
Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.