Vorgangsstand ist verteilt
Der aktuelle Stand eines Schadens liegt in E-Mails, Telefonnotizen und beim beauftragten Handwerker. Niemand sieht das Gesamtbild.
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Digitale Lösungen für Hausverwaltungen
Schaden gemeldet. Vorgang an einem Ort.
In der Hausverwaltung ist der Stand eines Schadens über Postfach, Telefon und Handwerker verteilt. HeWo ist die Software und App, mit der Hausverwaltungen Meldungen, Beauftragung und Rückmeldungen je Liegenschaft, Einheit und Vorgang bündeln – damit der aktuelle Stand jederzeit sichtbar ist.
Sprache statt TippenVor Ort fertigBüro direkt informiert
HeWo vor Ort
Tätigkeit, Material und Fotos direkt beim Auftrag.
Inhaltsverzeichnis
Typischer Arbeitsalltag
Wo Informationen heute verloren gehen
Zwischen Mieter, Dienstleister und Verwaltung entstehen Lücken dort, wo Meldungen und Rückmeldungen über getrennte Kanäle laufen.
Beauftragung ohne klaren Bezug
Aufträge an Dienstleister sind nicht eindeutig der Einheit und dem Vorgang zugeordnet. Rückfragen häufen sich.
Rückmeldungen kommen verspätet
Ob ein Handwerker war und was erledigt wurde, erfährt die Verwaltung erst auf Nachfrage.
Echte App-Screens
Erfassen, prüfen, abschließen.
So hilft HeWo
Meldung, Beauftragung und Rückmeldung in einem Ablauf
Schadensmeldungen, Beauftragungen, Termine, Fotos und Rückmeldungen werden je Liegenschaft, Einheit und Vorgang erfasst – mit klarer Zuständigkeit und nächstem Schritt. Der Vorgang bleibt von der Meldung bis zur Erledigung an einem Ort.
Verwaltung, Mieter und Dienstleister arbeiten auf demselben Stand. Offene Vorgänge, fehlende Rückmeldungen und anstehende Termine sind sichtbar, statt im Postfach unterzugehen.
- Vorgangsstand je Einheit an einem Ort sehen
- Beauftragungen eindeutig dem Vorgang zuordnen
- Rückmeldungen der Dienstleister nachhalten
- Fotos und Termine dem Schaden zuordnen
Digitaler Ablauf
Vom Auftrag bis zur Büroübergabe
Der Ablauf bildet den Vorgang von der Schadensmeldung bis zur Erledigung ab, ohne die Entscheidung der Verwaltung zu ersetzen.
Meldung aufnehmen
Schaden, Liegenschaft, Einheit und Melder werden strukturiert erfasst.
Vorgang einordnen
Zuständigkeit, Dringlichkeit und nächster Schritt werden festgelegt.
Dienstleister beauftragen
Auftrag, Termin und Ansprechpartner werden dem Vorgang zugeordnet.
Rückmeldung sichern
Ausgeführte Arbeit, Foto und offene Punkte werden festgehalten.
Vorgang abschließen
Stand, Nachweise und Kommunikation stehen für Eigentümer und Abrechnung bereit.
Aus der Praxis
So wird aus einzelnen Angaben ein verlässlicher Prozess
In der Hausverwaltung entscheidet die Zuordnung zum Vorgang: Welche Meldung, welche Beauftragung und welche Rückmeldung gehört zu welcher Einheit? Der mobile Ablauf hält diesen Bezug von der Meldung bis zur Erledigung.
Schadensmeldung eines Mieters
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden. Meldung, Foto und Einheit werden erfasst, der Vorgang erhält Zuständigkeit und nächsten Schritt. Nichts geht im Postfach verloren.
Beauftragung mit Rückmeldung
Ein Handwerker wird beauftragt. Auftrag und Termin sind dem Vorgang zugeordnet. Nach dem Einsatz ist die Rückmeldung mit Foto sichtbar, ohne Nachtelefonieren.
Wiederkehrende Mängel je Liegenschaft
Mehrere Vorgänge betreffen dieselbe Liegenschaft. Die Verwaltung erkennt das Muster und kann gebündelt reagieren statt einzeln.
Erst den Ablauf klären, dann digital abbilden
Vor der Einführung wird festgelegt, welche Information im Betrieb bereits zuverlässig vorhanden ist und wer sie verantwortet. Für Hausverwaltung bedeutet das: Pflichtangaben werden nur dort eingesetzt, wo sie einen nachfolgenden Schritt absichern. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitern. HeWo strukturiert die Übergabe und macht sichtbar, wenn eine Freigabe, ein Nachweis oder eine Rückmeldung fehlt.
Ein Pilot startet mit einem überschaubaren Auftragstyp und echten Fällen aus dem Bereich Objekt & Service. Team und Büro prüfen gemeinsam, ob die Erfassung vor Ort schnell genug ist und die Daten im Anschluss tatsächlich weiterhelfen. Erst danach werden weitere Auftragsarten, Automatisierungen oder Schnittstellen ergänzt. So wächst der digitale Prozess aus dem Arbeitsalltag heraus und nicht aus einer theoretischen Funktionsliste.
Passende Bausteine
Nur die Technik, die euren Ablauf verbessert
Schadensmanagement
Meldungen mit Einheit, Foto und Zuständigkeit erfassen.
Dienstleistersteuerung
Beauftragung und Termine dem Vorgang zuordnen.
Vorgangsübersicht
Offene Vorgänge und fehlende Rückmeldungen sichtbar machen.
Nachweis für Eigentümer
Stand und Kommunikation je Vorgang bereitstellen.
Belegbar statt behauptet
HeWo bildet keine feste ERP- oder Abrechnungslogik der Verwaltung ab, ohne euren Ablauf zu kennen. Wir nutzen echte App-Screens und legen Pflichtangaben, Vorgangsstruktur und Schnittstellen gemeinsam fest.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus der Branche Hausverwaltung wissen möchten
Ist HeWo eine klassische Hausverwaltungs-Software?
HeWo ist keine starre Verwaltungssoftware von der Stange und ersetzt keine ERP- oder Buchhaltungslösung. Wir bilden euren Vorgangs- und Kommunikationsablauf mobil ab und binden vorhandene Systeme an.
Bleibt der Vorgangsstand an einem Ort?
Ja. Meldung, Beauftragung und Rückmeldung sind dem Vorgang zugeordnet und für alle Beteiligten sichtbar.
Können Dienstleister Rückmeldungen liefern?
Ja. Ausgeführte Arbeit, Foto und offene Punkte werden dem Vorgang zugeordnet, ohne Nachtelefonieren.
Lassen sich mehrere Liegenschaften abbilden?
Ja. Vorgänge können je Liegenschaft und Einheit getrennt geführt werden.
Kann unsere Verwaltungssoftware angebunden werden?
Wenn geeignete Schnittstellen vorhanden sind, planen wir eine Übergabe. Umfang klären wir vorab.
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Erstgespräch
Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.