Tickets enthalten zu wenig Kontext
Raum, Anlage, Dringlichkeit und bisherige Maßnahmen fehlen, sodass Rückfragen den Start verzögern.
Alle Branchen
Digitale Lösungen für Facility Management
Objekte steuern statt Informationen suchen.
Facility Management verbindet technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben. HeWo schafft einen klaren Informationsfluss zwischen Meldung, internem Team, Dienstleister und Büro, ohne den Betrieb mit unnötiger Softwarekomplexität zu belasten.
Sprache statt TippenVor Ort fertigBüro direkt informiert
HeWo vor Ort
Tätigkeit, Material und Fotos direkt beim Auftrag.
Inhaltsverzeichnis
Typischer Arbeitsalltag
Wo Informationen heute verloren gehen
Je mehr Objekte und Dienstleister beteiligt sind, desto wichtiger werden klare Zuständigkeiten, aktuelle Statusinformationen und ein nachvollziehbarer Abschluss.
Dienstleister arbeiten getrennt
Status und Nachweise kommen in verschiedenen Formaten und müssen manuell dem Objekt zugeordnet werden.
Wiederkehrende Pflichten sind verteilt
Termine, Dokumente und Zuständigkeiten liegen in Kalendern, Tabellen und einzelnen Fachsystemen.
Echte App-Screens
Erfassen, prüfen, abschließen.
So hilft HeWo
Ein klarer Ablauf verbindet Ticket, Objekt und Ausführung.
Meldungen werden mit Objekt, Bereich und Dringlichkeit strukturiert aufgenommen. Interne Mitarbeiter oder beauftragte Dienstleister erhalten die relevanten Informationen und dokumentieren Status, Tätigkeit, Material und Nachweis mobil.
Das Büro behält offene und blockierte Aufgaben im Blick. Wiederkehrende Schritte, Berichte oder Dokumentenübergaben können passend zu euren Verantwortlichkeiten automatisiert werden.
- Tickets mit Objekt- und Anlagenkontext anreichern
- Interne Teams und Dienstleister in einem Statusmodell koordinieren
- Nachweise zentral und auffindbar halten
- Wiederkehrende Aufgaben mit klaren Verantwortlichkeiten verbinden
Digitaler Ablauf
Vom Auftrag bis zur Büroübergabe
HeWo kann als schlanke operative Ebene eingesetzt oder mit vorhandenen CAFM-, Kalender- und Buchhaltungssystemen verbunden werden.
Meldung qualifizieren
Objekt, Bereich, Kategorie, Dringlichkeit und Bild werden bereits bei der Aufnahme strukturiert.
Zuständigkeit festlegen
Internes Team oder Dienstleister erhält Auftrag, relevante Historie und erforderlichen Termin.
Ausführung verfolgen
Status, Rückfragen, Material und Dokumentation werden direkt am Ticket aktualisiert.
Abnahme prüfen
Nachweis und Restpunkte werden vor Kundenmeldung oder Rechnungsfreigabe kontrolliert.
Objekthistorie nutzen
Abgeschlossene Vorgänge bleiben für Wiederholungsfehler, Planung und Dienstleisterbewertung auffindbar.
Aus der Praxis
So wird aus einzelnen Angaben ein verlässlicher Prozess
Facility Management braucht Übersicht, ohne jedes Gewerk in denselben starren Ablauf zu pressen. Ein gemeinsamer Objekt- und Ticketkern schafft Vergleichbarkeit, während fachliche Checklisten und Freigaben unterschiedlich bleiben dürfen.
Störung mit mehreren Beteiligten
Eine technische Störung wird mit Objekt, Anlage, Dringlichkeit und Bild aufgenommen. Interner Haustechniker, externer Dienstleister und Verwaltung arbeiten am selben Vorgang, erhalten aber nur die für sie nötigen Informationen. Rückmeldung, Angebot, Freigabe und Ausführung bleiben zeitlich nachvollziehbar. So ist klar, wo das Ticket wartet und wer den nächsten Schritt verantwortet.
Wiederkehrende Betreiberpflicht
Fällige Prüfung oder Wartung wird aus Objekt- und Anlagendaten vorbereitet. Benötigte Unterlagen, Ansprechpartner und letzter Stand stehen bereit. Nach Durchführung werden Nachweis und festgestellte Mängel geprüft, bevor der Vorgang als vollständig gilt. Offene Maßnahmen erhalten eigene Fristen. Damit wird aus einem abgelegten PDF ein steuerbarer Prozess mit nachvollziehbarer Verantwortung.
Dienstleisterleistung prüfen
Ein externer Partner meldet die Arbeit mobil oder über einen vereinbarten Übergabekanal zurück. Leistungszeitraum, Ergebnis, Fotos und Abweichungen werden dem Auftrag zugeordnet. Die Objektleitung kann gezielt prüfen, statt unstrukturierte E-Mails zu vergleichen. Erst nach geklärten Rückfragen wird der Vorgang für Reporting, Kostenprüfung oder weitere Bearbeitung freigegeben.
Erst den Ablauf klären, dann digital abbilden
Vor der Einführung wird festgelegt, welche Information im Betrieb bereits zuverlässig vorhanden ist und wer sie verantwortet. Für Facility Management bedeutet das: Pflichtangaben werden nur dort eingesetzt, wo sie einen nachfolgenden Schritt absichern. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitern. HeWo strukturiert die Übergabe und macht sichtbar, wenn eine Freigabe, ein Nachweis oder eine Rückmeldung fehlt.
Ein Pilot startet mit einem überschaubaren Auftragstyp und echten Fällen aus dem Bereich Objekt & Service. Team und Büro prüfen gemeinsam, ob die Erfassung vor Ort schnell genug ist und die Daten im Anschluss tatsächlich weiterhelfen. Erst danach werden weitere Auftragsarten, Automatisierungen oder Schnittstellen ergänzt. So wächst der digitale Prozess aus dem Arbeitsalltag heraus und nicht aus einer theoretischen Funktionsliste.
Passende Bausteine
Nur die Technik, die euren Ablauf verbessert
Qualifiziertes Ticket
Meldungen mit Objekt, Bereich, Dringlichkeit und Bild statt unvollständiger Freitexte.
Dienstleisterstatus
Beauftragt, terminiert, vor Ort, Rückfrage oder abgeschlossen nachvollziehbar halten.
Mobile Objektkontrolle
Prüfpunkte, Befund, Foto und Folgemaßnahme strukturiert erfassen.
Automatisierter Bericht
Freigegebene Status- und Nachweisdaten in abgestimmter Form zusammenstellen.
Belegbar statt behauptet
HeWo wird nicht als pauschaler CAFM-Ersatz verkauft. Wir prüfen, welche operative Lücke besteht und welche bestehenden Systeme führend bleiben. Gezeigt werden echte App-Screens und realisierbare Integrationsbausteine.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus der Branche Facility Management wissen möchten
Ersetzt HeWo ein bestehendes CAFM-System?
Nicht zwingend. HeWo kann eine schlanke mobile oder automatisierte Ebene ergänzen. Ob Daten angebunden oder Funktionen ersetzt werden, wird nach einer System- und Prozessaufnahme entschieden.
Können externe Dienstleister eingebunden werden?
Ja. Sie können einen begrenzten, rollenbasierten Zugriff oder einen definierten Rückmeldeweg erhalten. Berechtigungen und Datenschutz werden vorab festgelegt.
Wie werden wiederkehrende Aufgaben verwaltet?
Aufgaben können mit Intervall, Objekt, Verantwortlichkeit und erforderlichem Nachweis hinterlegt werden.
Sind individuelle Berichte möglich?
Ja. Berichte können aus freigegebenen Auftrags- und Statusdaten erzeugt werden. Inhalt, Empfänger und Auslösezeitpunkt werden konkret definiert.
Verwandte Branchen
Ähnliche Abläufe, andere Details
Erstgespräch
Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.