Kalender
Aufträge aus Microsoft-Kalendern übernehmen, ohne die gewohnte Planung sofort ersetzen zu müssen.
Lesen oder schreiben wird vorab getrennt festgelegt.
Verknüpfungen mit klaren Zugriffsregeln
Systeme verbinden, ohne Kontrolle abzugeben.
Kalender, Listen und Bürosoftware sollen Arbeit sparen, nicht neue Unsicherheit schaffen. Deshalb klären wir vor jeder Anbindung, welche Daten fließen, wer zugreifen darf und wie die Verbindung getestet und wieder beendet werden kann.
Vor der Freigabe geklärt
Daten
Welche Informationen werden übertragen?
Richtung
Wird nur gelesen oder auch geschrieben?
Rechte
Welcher Zugriff ist wirklich erforderlich?
Ausfall
Wie bleibt der Betrieb handlungsfähig?
Die technische Ausgestaltung hängt vom jeweiligen Anbieter und dessen verfügbaren Schnittstellen ab.
Typische Anbindungen
Bestehende Werkzeuge sinnvoll weiter nutzen
Nicht jede Verbindung braucht eine große Schnittstelle. Entscheidend ist die kleinste zuverlässige Lösung für euren tatsächlichen Ablauf.
CSV & Excel
Material-, Kunden- oder Auftragsdaten über kontrollierte Importe in einen neuen Ablauf übernehmen.
Felder werden geprüft, bevor Daten produktiv verarbeitet werden.
Buchhaltung & Export
Abgeschlossene Aufträge und Rechnungen strukturiert für weitere Büro- und Buchhaltungsprozesse bereitstellen.
Das Zielformat und der Übergabepunkt bleiben nachvollziehbar.
Lexware
Fertige Rechnungen als Entwurf nach Lexware übertragen — dort prüfen und buchen wie gewohnt.
Einseitige Übertragung, kein Abgleich zurück. Lexware bleibt führend für die Buchhaltung.
DATEV-Vorbereitung
Pflichtdaten-Prüfung, Buchungssatz-Vorschau und eine Vorbereitungs-CSV für den Steuerberater — wahlweise SKR03 oder SKR04.
Eine saubere Übergabedatei für den Steuerberater — keine direkte DATEV-Schnittstelle.
Individuelle Systeme
Vorhandene Fachsoftware über dokumentierte Schnittstellen oder klar begrenzte Übergaben anbinden.
Machbarkeit und Sicherheitsanforderungen werden zuerst geprüft.
Sicherheitsprinzipien
Kontrolle ist Teil der Verbindung
Sicherheit entsteht nicht durch ein einzelnes Versprechen, sondern durch begrenzte Rechte und nachvollziehbare Entscheidungen.
01
Nur notwendige Daten
Wir legen gemeinsam fest, welche Informationen wirklich gebraucht werden. Alles andere bleibt außerhalb der Verknüpfung.
02
So wenig Rechte wie möglich
Eine Verbindung erhält nur die Zugriffe, die für ihren Zweck erforderlich sind. Lese- und Schreibrechte werden getrennt betrachtet.
03
Keine versteckten Datenwege
Vor der Freigabe ist klar, welches System Daten sendet, welches sie empfängt und was bei Änderungen oder Fehlern passiert.
04
Kontrolliert abschaltbar
Zugänge und Verknüpfungen werden so geplant, dass sie geändert oder beendet werden können, ohne den gesamten Betriebsablauf zu blockieren.
Datenschutz & Konto
EU-Hosting
Anwendung und Daten laufen in EU-Rechenzentren.
Sprach-KI in der EU
Die Spracherkennung läuft über Azure OpenAI in der EU-Datenzone.
AVV verfügbar
Auftragsverarbeitungsvertrag mit technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Zwei-Faktor-Anmeldung
2FA kann für alle Nutzer aktiviert werden — im Büro und für Monteure.
Vorgehen
Erst verstehen, dann verbinden
Eine produktive Anbindung wird erst nach einem begrenzten Test und eurer ausdrücklichen Freigabe aktiviert.
01
Systeme aufnehmen
Wir erfassen Datenquellen, Verantwortliche und den gewünschten Nutzen der Verbindung.
02
Rechte festlegen
Datenumfang, Lese- und Schreibzugriffe sowie der Umgang mit Zugangsdaten werden dokumentiert.
03
Mit Testdaten prüfen
Die Verbindung wird zuerst in einem begrenzten Szenario geprüft, inklusive fehlerhafter und doppelter Datensätze.
04
Freigeben & übergeben
Erst nach eurer Freigabe geht die Verknüpfung produktiv. Zuständigkeiten und Abschaltung werden mit übergeben.
Häufige Fragen
Vorher wissen, was passiert
Bekommt eine Verknüpfung automatisch Zugriff auf alle Daten?
Nein. Der benötigte Datenumfang wird pro Anbindung festgelegt. Wo das angebundene System es unterstützt, werden Rechte technisch auf diesen Zweck begrenzt.
Müssen wir unsere bisherigen Programme ersetzen?
Nicht zwingend. Eine Verknüpfung soll vorhandene Abläufe gezielt ergänzen. Ob ein System bleibt, ersetzt oder nur über einen Export angebunden wird, wird vor der Umsetzung entschieden.
Wie werden Zugangsdaten behandelt?
Wir bevorzugen offizielle Schnittstellen und Zugänge, die sich jederzeit widerrufen lassen. Welches Verfahren zum Einsatz kommt, hängt vom jeweiligen Anbieter ab und wird vor Projektstart festgehalten.
Was passiert, wenn eine Schnittstelle ausfällt?
Für jede produktive Verbindung wird geklärt, wie Fehler sichtbar werden, wer zuständig ist und welcher manuelle Ersatzweg im Betrieb verfügbar bleibt.
App-Demo
Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.