Ratgeber · Abrechnung im Handwerk
Rechnung vorbereiten im Handwerk: Was vor der Abrechnung vollständig sein muss
Eine Rechnung hängt selten an Lexware. Sie hängt daran, dass Zeit, Tätigkeit, Material, Auftrag und Nachweis nicht sauber beisammen sind.
Das Problem
Warum Rechnungen im Handwerk liegen bleiben
Meistens liegt es nicht an der Rechnung selbst, sondern daran, dass die Grundlagen fehlen. Dann muss das Büro nachfragen – und die Rechnung wartet.
Arbeitszeit fehlt
Beginn, Ende und Pause wurden nicht notiert oder sind unleserlich. Das Büro kann keine Stunden berechnen.
Material nur per WhatsApp
Materialpositionen wurden irgendwo im Chat verschickt, aber nicht am Auftrag erfasst. Die Rechnung bleibt lückenhaft.
Auftrag oder Kunde nicht eindeutig
Kein Kundenname, keine Auftragsnummer. Die Rechnung kann keiner Baustelle oder keinem Vertrag zugeordnet werden.
Fotos auf dem Handy des Monteurs
Fotos als Nachweis sind im Handy des Monteurs – nicht am Auftrag, nicht abrufbar, nicht zugeordnet.
Unterschrift oder Abschlussnachweis fehlt
Kein Kundennachweis, keine Bestätigung. Bei Streitigkeiten oder Mahnungen fehlt die Grundlage.
Büro muss beim Monteur nachfragen
Jedes fehlende Feld kostet Zeit. Das Büro ruft an, der Monteur erinnert sich nicht genau, die Rechnung wartet.
Vor der Abrechnung
Die 5 Dinge, die vor der Rechnung da sein müssen
Jeder Punkt, der fehlt, verzögert die Rechnung oder schwächt sie im Streitfall.
01
Zeit erfasst
Beginn, Ende und Pause. Der häufigste Grund, warum Rechnungen liegen bleiben.
02
Tätigkeit beschrieben
Was wurde gemacht? Schützt vor Rückfragen und ist bei Reklamationen die wichtigste Grundlage.
03
Material geprüft, falls vorhanden
Nicht jeder Auftrag hat Material. Wenn doch: Fehlende Positionen bedeuten direkten Verlust.
04
Kunde / Auftrag zugeordnet
Name, Adresse und Auftragsnummer müssen stimmen. Ohne Zuordnung kann das Büro keine Rechnung stellen.
05
Unterschrift oder Abschlussnachweis vorhanden
Unterschrift, Foto oder digitale Bestätigung. Irgendetwas muss vorliegen, bevor die Rechnung rausgeht.
Grundlage
Arbeitsnachweis als Grundlage für die Rechnung
Der Arbeitsnachweis ersetzt keine Rechnung. Er ist die Grundlage, auf der das Büro die Rechnung erst aufbauen kann. Zeit, Tätigkeit und Materialien müssen dort vollständig sein – sonst muss jemand nachfragen, recherchieren oder schätzen.
In vielen Betrieben passiert genau das: Der Monteur liefert am Freitag einen halb lesbaren Zettel ab, das Büro tippt am Montag ab, und irgendjemand ruft an, weil die Stundenanzahl nicht stimmt. Das kostet alle Beteiligten Zeit.
Wenn du regelmäßig Nachweise sammelst – als Foto, Scan oder direkt digital –, hat das Büro eine klare Ausgangslage. Rückfragen werden seltener, nicht weil der Monteur sich mehr merkt, sondern weil der Ablauf es nicht mehr nötig macht.
Häufigster Verlustpunkt
Material fehlt: der Klassiker
Material wird oft auf Zetteln notiert, per WhatsApp weitergegeben oder mündlich erwähnt. Genau dort geht es verloren. Der Monteur weiß, was er verbaut hat. Das Büro nicht.
Das Ergebnis: entweder fehlen Positionen auf der Rechnung, oder das Büro schätzt – und trifft meistens daneben. Beides kostet bares Geld, ohne dass es jemandem auffällt, weil der Fehler klein ist. Über viele Aufträge summiert sich das.
Die Lösung ist keine App-Funktion, sondern eine klare Regel: Material wird direkt am Auftrag erfasst, nicht irgendwo anders. Ob das per Foto des Lieferscheins, per Eingabe in der App oder per Sprachmemo passiert, ist sekundär. Hauptsache, es landet eindeutig am richtigen Auftrag.
Kontext
E-Rechnung löst nicht das Nachweisproblem
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das ist ein technischer Standard für das Rechnungsformat – kein Garant dafür, dass der Inhalt stimmt.
Wenn Zeit, Material und Nachweis vorher fehlen, hilft auch das beste Rechnungsformat nicht. Eine E-Rechnung mit fehlerhaften Stunden ist immer noch eine fehlerhafte Rechnung – nur im richtigen Format.
Wer jetzt E-Rechnungen einführt oder einführen muss, sollte gleichzeitig prüfen, ob die Grundlage stimmt: Sind Nachweise vollständig? Ist Material erfasst? Sind Aufträge eindeutig zugeordnet? Das ist kein Buchhaltungsthema – das ist ein Feldthema.
Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Informationen zur E-Rechnungspflicht findest du beim Bundesministerium der Finanzen und deiner IHK.
Was HeWo anders macht
Nachweise dort, wo sie entstehen
Nicht im Büro zusammensuchen, sondern direkt am Auftrag erfassen.
Scanner
Vorhandene Papier-Nachweise auswerten. Foto hochladen oder Text einfügen – HeWo erkennt, was für die Abrechnung vorhanden ist und was fehlt.
Nachweis scannen →App
Nachweise direkt am Auftrag erfassen. Der Monteur erfasst Zeit, Material, Fotos und Abschluss im Feld – ohne Zettel, ohne Nachfragen.
App ansehen →Büro
Das Büro sieht schneller, was abrechnungsbereit ist. Ohne Anrufe, ohne Abtippen, ohne Schätzen.
Mehr erfahren →Der nächste Schritt
Wenn du regelmäßig Nachweise zusammensuchst, brauchst du keine bessere Checkliste.
Du brauchst den Ablauf direkt am Auftrag. Der Monteur erfasst, was er gemacht hat – das Büro rechnet ab. Ohne Umweg.